Blog

Przy prowadzeniu firmy ważne jest nie tylko poszukiwanie klientów, dbanie o unowocześnianie oferty czy wybrana forma opodatkowania. Istotny jest również sposób przechowywania dokumentacji, tak aby w doskonałym stanie przetrwała wymagany przez przepisy prawa czas. Dowiedz się, dlaczego warto wybrać do archiwizacji teczki bezkwasowe z Kiel-Tech.

Jak należy przechowywać dokumenty?

Choć cyfryzacja wraz z rozwojem technologii postępuje, to na obecne warunki nie da się uniknąć generowania papierowej dokumentacji, a co za tym idzie – konieczności ich przechowywania oraz archiwizacji. W zależności od tego, czego dotyczą dokumenty, powinny one być przechowywane przez:

• 5 lat

Przez ten okres powinny być przechowywane wszelkie dokumenty związane z zakupami, sprzedażą, inwentaryzacją i rozliczeniami podatkowymi w firmie. 

• 10 lat

Akta pracownicze dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku należy przechowywać przez 10 lat od dnia ustania zatrudnienia.

• 50 lat

Akta pracowników, którzy nawiązali stosunek pracy przed 1 stycznia 2019 roku, należy przechowywać przez 50 lat od zakończenia zatrudnienia.

Łatwo można zauważyć, że przechowywanie dokumentów od 5 do 50 lat to długi okres, przez który formularze mogą być narażone na zniszczenie. Poza zastosowaniem się do przepisów w zakresie długości czasu archiwizowania warto również pamiętać o prawidłowych metodach przechowywania dokumentów. Warto pamiętać o następujących elementach:

• wydzielone pomieszczenie z odpowiednią wentylacją, przeznaczone na archiwizację dokumentów, do którego dostęp będą mieć jedynie upoważnione osoby,
• zastosowanie odpowiedniego systemu archiwizacyjnego, który w łatwy sposób pozwoli na pozyskanie dokumentów np. do kontroli skarbowej lub na wniosek pracownika,
• użyciu teczek i kartonów, które zabezpieczą papier przed warunkami zewnętrznymi i niszczeniem, świetnie w tej roli spisują się teczki bezkwasowe w Kiel-Tech.

To kilka kwestii, które warto mieć na uwadze przy archiwizacji dokumentów w firmie.

Dlaczego teczki bezkwasowe są najlepsze do archiwizacji dokumentów?

Część osób zastanawia się, dlaczego akurat teczki kwasowe najlepiej spisują się przy archiwizacji dokumentów. Wynika to z ich składu. Kwas zawarty w zwykłych produktach papierniczych może wpływać na proces degradacji papierowych dokumentów. Teczki bezkwasowe to bezpieczny sposób na przechowywanie akt pracowniczych, umów, rozliczeń finansowych czy podatkowych. Dzięki produktom dostępnym w Kiel-Tech możesz zadbać o bezszkodową archiwizację dokumentów.